¿Cómo prepararse para una fiscalización por Covid-19?: Beeok y Better tienen las respuestas

El webinar abordó las orientaciones para que éstas enfrenten preparadas una pandemia que no da tregua, teniendo siempre presente la salud y seguridad de los trabajadores.

Si bien, para cualquier empresa cumplir con la legislación suele ser un tema complejo, lento y costoso, este 2020 las organizaciones han tenido que incorporar a sus sistemas de gestión un factor con el que no contaban, pero que llegó para quedarse: el Covid-19.

Esta situación de pandemia, que en Chile comenzó a fines de febrero y en marzo llevó progresivamente al país al confinamiento total o parcial en decenas de comunas, llevó a la autoridad sanitaria a tomar medidas para el resguardo de la población y que se incluyen en la resolución Nº 591 del 23 de julio de este año que engloba el Plan Paso a Paso.

En el caso particular de la actividad productiva y de servicios, debió establecer disposiciones bastante estrictas para que estos sectores, además de seguir operando conforme a los estándares que la legislación en materia laboral y sanitaria exige en un escenario de coronavirus, proveyeran de protección a sus trabajadores y clientes.

Se trata del Formulario Único de Fiscalización de Medidas Preventivas para el Covid-19, que dicta requerimientos para no exponer la salud de los colaboradores de las organizaciones y de sus usuarios o consumidores, y que deben cumplir para no arriesgar multas, en el caso que éstas sean pasadas por alto.

¿Estamos preparados para evitar el Covid-19 en el trabajo?

Es precisamente este considerando el que fue analizado en el webinar “¿Cómo prepararse para una fiscalización de medidas Covid-19?”, por Juan Pablo Aguirre, Analista de Satisfacción del Cliente de Beeok, software inteligente que ayuda a las empresas a gestionar sus cumplimientos para que sean más sostenibles; y Mario Cárdenas, Ingeniero de Proyectos de ++Better, la consultora que colabora con éste para lograr dicho objetivo.

Durante su exposición, el representante de ++Better explicó que “lo que hace este formulario es sintetizar las medidas y obligaciones enfocadas en el control del Covid-19 y evitar su propagación. No va a evaluar otras indicaciones que no se refieran a la pandemia. Por ejemplo, no va a preguntar por servicios higiénicos, porque es una obligación del decreto Nº 594, sino por y para controlar la propagación del virus”.

En ese sentido, el ingeniero en medio ambiente y prevención de riesgos, subrayó que lo primero que la norma señala, y que es la base de prevención de contagios por coronavirus, es el uso obligatorio de mascarilla, el distanciamiento físico y la limpieza y desinfección, “requerimientos que determinan las obligaciones del empleador”.

Cárdenas añadió que la normativa también dicta disposiciones para que las entidades no expongan la salud de los trabajadores e incluso de los clientes, como los aforos permitidos en las sucursales, instalaciones, turnos para los comedores y otros espacios comunes, y su correspondiente sanitización, suministro de agua potable, sistemas de higiene, que se deben cumplir para no arriesgar multas por parte de la autoridad sanitaria.

“Al establecer una forma de cumplimiento para los lugares de trabajo, también establece una obligación para el empleador y, con ello, una eventual sanción en caso de incumplimiento que, dependiendo del nivel éste y de la reiteración de la falta por no ceñirse al Código Sanitario, establece multas que van desde las 9 a las 150 UTM, e incluso cerrar la organización si existen incumplimientos importantes”, puntualizó el profesional de ++Better.

También remarcó que esta responsabilidad se torna subsidiaria si la empresa subcontrata servicios, si el prestador no cumple la norma con sus operarios y, por ello, “debe supervigilar esas acciones y supervisar su control en el aspecto sanitario y de seguridad”, acotando que la prevención sobre los riesgos del coronavirus ya debe estar incorporada en la gestión preventiva de cada organización y que debe ser informada constantemente.

Mario Cárdenas concluyó su presentación haciendo hincapié en las “buenas prácticas” que pueden sumar las empresas, que no son fiscalizables porque no son obligatorias, pero que si se incorporan voluntariamente, son bien consideradas por la certificación ISO 45.001 en torno a mejorar la salud y seguridad.

Solución inteligente para un óptimo cumplimiento sanitario

En el contexto sanitario expuesto se hace imprescindible contar con una ayuda tecnológica que permita a las empresas informarse de los constantes cambios que ha tenido la resolución Nº 591 para estar al día con los cumplimientos en materia de prevención del Covid-19 y, por qué no, con los 170 cuerpos legales relativos a la pandemia en otros aspectos.

Ahí es donde Beeok colabora con las empresas en gestionar mejor la normativa relacionada al coronavirus para evitar incumplimientos con las consiguientes sanciones, sostuvo Juan Pablo Aguirre, apuntando que esta herramienta ofrece una serie ventajas para hacer que la identificación, actualización y evaluación de las normativas sanitarias, ocupacional y medioambiental, no sean un dolor de cabeza en términos del tiempo, recursos humanos y costos que les significa.

Respecto del Formulario Único de Fiscalización de Medidas Preventivas para el Covid-19, el ingeniero civil ambiental y Magíster en Ciencias de la Ingeniería Química, explicó que contar este instrumento permite “en esa búsqueda, poder acceder al formulario articulado y parametrizado de cada requisito legal. Incluso hay notificaciones diarias respecto del tema de interés del cliente. En el caso del Covid-19, se les entrega a todas las organizaciones por igual”, con el propósito de contribuir a que éstas le den la importancia que se merece a la prevención y cuidado de sus colaboradores.

Entre los múltiples atributos que tiene esta plataforma inteligente están las notificaciones en un informe mensual vía mail que se consolida en la nube para acceder a él en cualquier momento o lugar, como también, sobre aquellas materias que se estén legislando.

Asimismo, expuso el profesional de Beeok, “puede crear una matriz exclusiva para gestionar los requisitos que implica el formulario e ir agregándolos en un tiempo muy breve de construcción, lo que empíricamente demuestra que reduce el tiempo en esta gestión en un 90% respecto del que demandaba la organización de todo esto en una plantilla Excel. La matriz tiene la descripción del requisito legal, el cuerpo legal al que pertenece, el artículo y la materia, submateria, etc.”, subrayó.

El encargado de analizar la satisfacción de los clientes del software que busca acelerar el tránsito de las empresas hacia la sostenibilidad, enfatizó que con en él también se puede generar una evaluación respecto del cumplimiento de los requerimientos exigidos por la autoridad, como el Formulario Único de Fiscalización.

“Si el requisito está en trámite, lo justifica señalando que ya adquirió las mascarillas y que el registro de entrega está disponible para una fecha y hora agendadas e indicar cómo se entregarán, se actualiza”, ejemplificó Aguirre.

Añadió que lo mismo se puede hacer con un requerimiento de la autoridad que no se esté cumpliendo como contar con demarcaciones para mantener la distancia exigida entre trabajadores. “Puede señalar que no se cuenta con ellas y se propone un plan de acción, cotizar con empresas especializadas, adquirir e instalar en sitios definidos.

Incluso, acotó, se puede incluir evidencia fotográfica para señalar que sí cumplió con la exigencia, como tener un punto de higiene con alcohol gel. “La evidencia es descargable desde esta pantalla, lo que nos permite acceder rápidamente a la evidencia en caso de fiscalizaciones o auditorías y no tener que estar consultado profesional por profesional encargado, visitando cada computador para ver en qué estado se encuentra el requisito legal, ya que cada encargado sube su evidencia y tenemos acceso a ella en línea”.

Otra herramienta que se puede utilizar, enfatizó el representante de Beeok, es el compromiso que cuenta con gráficas que muestran las materias en las que se está al debe o derechamente que no se ajustan a la normativa, pudiendo incluso asignar a un empleado vía correo electrónico la tarea de gestionarlo.

Aguirre finalizó señalando que lo que era engorroso y costoso para las empresas estará al alcance de la mano a un solo clic para estar al día con los cumplimientos legales y todas aquellas materias que incidan en el desarrollo económico, social y medioambiental del país.