Con el Covid-19 de fondo, hoy es más importante que nunca que las organizaciones sociales sigan conectadas de manera remota para continuar con su impacto social y ayudar a las personas que más lo necesitan.
Los casos de Innovacien, Fundación Descúbreme y Fundación de las Familias que ya usan en forma gratuita Microsoft Teams para mantenerse conectados a través de videollamadas y colaborar y compartir en equipo cuidando a sus colaboradores en el contexto actual.
Hoy más que nunca trabajar a distancia es clave para que las organizaciones puedan proteger a sus colaboradores y continuar sus operaciones. En los últimos tres años, miles de organizaciones de todo tamaño, incluidas 93 de las Fortune 100, han descubierto cómo Teams puede ser su centro para el trabajo en equipo pues les ayuda a mantenerse conectados y colaborar a distancia en cualquier lugar del mundo.
Microsoft Teams, parte de Office 365 que habilita el trabajo remoto con chats, reuniones virtuales, videollamadas, archivos on line y otras herramientas de productividad y colaboración de Microsoft, permite a hoy a las ONGs en Chile continuar- de manera gratuita- su trabajo e impacto social de manera remota, tal y como lo harían en una oficina si el equipo estuviera trabajando de forma física.
Los usuarios pueden ocupar la herramienta en sus computadores, tablets o teléfonos, sin importar el sistema operativo, lo que permite integrar armónicamente a colaboradores de un mismo equipo o proyecto sin importar la distancia física ni su preferencia tecnológica a la hora de elegir un dispositivo.
Las organizaciones sociales, que salen mucho a terreno o tienen mucho personal voluntario a lo largo del país, son un ejemplo de quienes pueden sacar el mayor provecho de esta herramienta para trabajar a distancia.
“Nuestra misión como compañía es ayudar a que las personas y organizaciones puedan lograr más. Hoy las ONGs necesitan más que nunca continuar trabajando, y hoy la tecnología brinda la posibilidad de seguir conectados desde casa, y cuidarnos entre todos al poner la salud de los colaboradores primero. Desde hace años brindamos gratis tecnología a las organizaciones sociales, y ahora también debido al contexto Microsoft Teams está disponible para todas las empresas e instituciones educativas gratis por seis meses para que podamos dar continuidad a nuestro trabajo y estudio desde casa”, señaló Sergio Rademacher, Gerente General de Microsoft Chile.
Organizaciones que trabajan remoto con Microsoft Teams
Innovacien es una ONG que impulsa el uso de las tecnologías de información y comunicación, entrenando y acompañando a alumnos, profesores y trabajadores en la generación y desarrollo de proyectos innovadores, que permitan democratizar las oportunidades en el marco de la sociedad de la información.
Esta organización acaba de lanzarsu plataforma #aDistancia, la cual partirá con educación para luego incorporar trabajo a distancia y emprendimiento. Esta plataforma reunirá en un solo sitio web consejos y ejemplos concretos sobre cómo usar distintas herramientas para educarse, trabajar o emprender a distancia. La iniciativa busca generar comunidades de aprendizajes usando plataformas de comunicación utilizadas comúnmente por la ciudadanía, como videos de redes sociales.
Para Innovacien, si bien la tecnología es cada vez más intuitiva, es necesario un correcto uso de esta, donde tanto profesores como jefes deben comprender que los procesos a distancia necesitan de capacitación.
“Muchas empresas o colegios tienen plataformas de comunicación y trabajo o aprendizaje. Nuestro objetivo es que las personas tengan una comunidad que les permita usarlas de la mejor forma, con consejos y buenas prácticas para que funcione adecuadamente. Usaremos videos en redes sociales considerando que muchas personas usan sus teléfonos y les acomoda, para enseñar a usar Microsoft Teams en sesiones en vivo entre otras herramientas”, por ejemplo, explica David Leal, Director Ejecutivo de ONG Innovacien.
Fundación Descúbreme, por su parte, surge el 2010 con la misión de promover la inclusión integral de las personas con discapacidad cognitiva en todos los ámbitos del desarrollo humano, siendo actualmente una de las principales organizaciones que promueve la construcción de una cultura inclusiva en nuestro país.
Carola Rubia, Directora Ejecutiva de Fundación Descúbreme explica que desde hace más de un año la fundación cuenta con Microsoft Teams como herramienta de colaboración y para facilitar el trabajo remoto. “Nuestra fundación está habituada a usar tecnologías que permitan mantener al equipo conectado, debido a que parte de él está radicado en Colombia, Antofagasta, Coquimbo, Rancagua y Concepción, además otra parte de nuestro equipo trabaja fuertemente en terreno. Debido a la expansión del Covid 19, decidimos implementar a partir del 16 de marzo, el teletrabajo para todos quienes trabajamos en Fundación Descúbreme, decisión que ha sido muy valorada porque permite cuidar a nuestros colaboradores y sus familias y trabajar por nuestra misión, sin perder el foco en la inclusión de las personas con discapacidad cognitiva”, destacó.
Fundación de las Familias, institución que preside la Primera Dama, Cecilia Morel y que trabaja por el bienestar de las personas en situación de vulnerabilidad, ya tiene conectados a sus más de 250 colaboradores de todo el país a través de Microsoft Teams. Realizó 4 capacitaciones en tiempo récord para poder cambiar su modalidad y trabajar remotos dada la contingencia.
El objetivo es dar continuidad al trabajo de la fundación, tanto para seguir en el desarrollo de contenidos y materiales on line que le permitan mantener el contacto con los beneficiarios de sus centros familiares y de los centros familia digital, brindando capacitaciones, cursos y distinto tipo de apoyo en forma remota para mantener a sus colaboradores y beneficiarios protegidos.
La directora ejecutiva de Fundación de las Familias, Bernardita Prado, explica que “esta herramienta ha sido fundamental para realizar nuestro trabajo con las familias chilenas. Dada la situación sanitaria que estamos viviendo no podemos estar presente físicamente en los territorios, pero sí seguir coordinando trabajo remoto con nuestros funcionarios y llegar a las familias de Chile, que son prioridad para nosotros”.
Agrega que “Teams ha sido la plataforma donde hemos logrado coordinar las actividades en forma remota, con un teletrabajo real, lo que nos ha permitido seguir funcionando en todos los territorios, de Arica a Punta Arenas, donde está presente Fundación de las Familias, asistiendo a las personas que hoy nos necesitan más que nunca y que son el pilar fundamental de nuestra fundación. En muy poco tiempo logramos capacitarnos todos y esto sin duda ha facilitado el acompañamiento con las personas que más nos necesitan”.
Consejos para teletrabajar
Jared Spataro, vicepresidente corporativo de Microsoft 365, comparte los mejores tips para trabajar bien de manera remota:
- Establezcan su lugar de trabajo.
- Comunicar con claridad los horarios de trabajo.
- Darse el tiempo para parar de trabajar e ir a comer, descansar y tener breaks durante la jornada laboral en la casa es fundamental.
- Seamos conscientes e inclusivos, es fundamental dar espacios para ver si los participantes de la reunión quieren aportar algo porque a diferencia de lo que ocurre en una reunión presencial, en las virtuales perdemos esas señas físicas que demuestran el deseo de alguien de intervenir.
- Grabar las reuniones, hay personas que -por algún razón- no pueden estar presentes en la reunión y con Microsoft Teams pueden grabarlas.
- Mantener la conversación de pasillo de forma virtual, no todas las llamadas e interacciones deben ser de trabajo. Esto ayuda a mantener unido al equipo.
