La reciente encuesta Digitization at Work a encargados TI de diversas organizaciones, muestra que al menos el 70% de las empresas consultadas generarán iniciativas de migración a procesos digitales en los próximos dos años, dando cuenta de una nueva forma de ejecutar las tareas de los negocios, a través de “flujos de trabajo” integrados a otras plataformas actuales como los ERPs.
Los consultados estiman que para el 2018, sólo el 10% de los procedimientos propios de la operación usarán papel, reflejando una tendencia que llegó para quedarse y obligará a las compañías a contar con estrategias, infraestructura y especialistas adecuados para asumir estos desafíos. A este factor se suma la necesidad de tener procesos más sustentables y contar con proveedores que trabajen dentro de sus parámetros, para así cumplir con los objetivos medioambientales trazados.
Entre las herramientas que pueden ayudar a las empresas a dar este paso están los Sistemas Gestionados de Impresión (MPS), un recurso que funciona como puerta de entrada al mundo digital. En ese sentido, las multifuncionales pueden ordenar la información desde el inicio de cualquier proceso básico, para incorporarla en repositorios propios o bien con completa conexión con la nube habilitando el manejo documental en forma remota.
Brindar un enfoque transformacional de la impresión, –que reduzca costos, cambie el comportamiento de los empleados y cumpla con los estándares sustentables de la organización- es posible si se implementan acciones concretas en esa línea. Una de estas iniciativas fue el programa denominado Inteligencia Verde, adoptado por muchas organizaciones (entre ellas Xerox) cuando fue lanzado a nivel europeo en 2015.
El plan logró en Reino Unido reducir el número total de dispositivos de impresión y escaneo en un 64%, otorgando además una disminución del volumen completo de impresión en un 34%, utilizando varias herramientas de analytics y ludificación para ayudar a los trabajadores a identificar las áreas en las que pueden hacer la diferencia.
Para alcanzar estas exitosas cifras es indispensable desarrollar una estrategia de transformación digital junto a los clientes, que contemple aspectos financieros, sociales y ambientales. Dentro del primer punto, es importante que las empresas sean capaces de hacer más con menos, para ser actores relevantes en mercados competitivos. Inteligencia Verde evalúa y optimiza los bienes que ya poseen, baja costos y reduce el time to revenue mediante procesos de mejora.
En cuanto a los factores sociales, el programa involucra a los empleados para cambiar la manera en la que imprimen y utilizan sus documentos. Esto aumenta la concientización social y ambiental, pero también potencia la eficiencia y productividad en su totalidad al utilizar prácticas verdes, modernas y más sustentables.
Finalmente está el aspecto ambiental, en el cual Inteligencia Verde hace una evaluación que lleva a obtener las máximas ventajas de los recursos que ya se tienen a disposición. Asimismo, ayuda a generar comparativos para entender dónde están las compañías hoy y hacia dónde quisieran ir, de forma que usen sus recursos de manera más efectiva.
